Tips voor het opstellen van een vaststellingsovereenkomst

Voordelen van beëindiging arbeidsovereenkomst met wederzijds goedvinden

Het beëindigen van een arbeidsovereenkomst met wederzijds goedvinden heeft verschillende voordelen voor werkgevers. Hét grote voordeel van beëindiging van een dienstverband met wederzijds goedvinden is dat niet voldaan hoeft te worden aan de (strenge) regels die gelden voor opzegging of ontbinding van een arbeidsovereenkomst. Als je als werkgever een arbeidsovereenkomst wil beëindigen vanwege het disfunctioneren van de werknemer, dan moet je bijvoorbeeld:

• aantonen dat sprake is van disfunctioneren;
• de werknemer daarvan tijdig in kennis gesteld hebben;
• de werknemer tijd, gelegenheid en begeleiding hebben gegeven om zijn functioneren te verbeteren;
• aantonen dat de ongeschiktheid niet het gevolg is van onvoldoende zorg van de werknemer voor scholing van de werknemer of door de arbeidsomstandigheden van de werknemer;
• aantonen dat herplaatsing van de werknemer in een andere passende functie binnen een redelijke termijn, al dan niet met behulp van scholing, niet mogelijk of niet redelijk is.

Bij beëindigen van een arbeidsovereenkomst met wederzijds goedvinden is dat allemaal niet nodig. Het enige dat nodig is, is het akkoord van de werknemer. In veel gevallen bereikt de werkgever dat akkoord door de werknemer financiële compensatie voor het verlies van zijn baan aan te bieden. In andere gevallen is het akkoord van de werknemer niet haalbaar en volgen werkgever en werknemer toch de weg van de kantonrechter.

Enkele andere voordelen van beëindigen van een arbeidsovereenkomst met wederzijds goedvinden kunnen zijn dat:

• het einde van het dienstverband relatief snel bewerkstelligd kan worden;
• de beëindiging van het dienstverband in relatieve harmonie kan plaatsvinden;
• (hoge) kosten van procedures kunnen worden voorkomen;
• geen sprake is van procesrisico;
• werkgever en werknemer niet afhankelijk zijn van het terechte of onterechte oordeel van een rechter of UWV;
• er geen mogelijkheid is tot hoger beroep;
• (als het goed is) er geen ‘losse eindjes’ zijn: alles wordt geregeld in de vaststellingsovereenkomst;
• de transitievergoeding niet verschuldigd is. Wel wil de werknemer in de meeste gevallen financiële compensatie in ruil voor zijn goedvinden. Vaak wordt dan aangesloten bij de transitievergoeding (maar soms valt de vergoeding hoger uit).

Hoe beëindig je een arbeidsovereenkomst met wederzijds goedvinden?

Wil je een arbeidsovereenkomst in goed overleg beëindigen, dan moet je allereerst het gesprek aangaan met de medewerker. Vertel de werknemer dat de arbeidsovereenkomst wilt beëindigen en waarom. Vervolgens leg je uit dat de beëindiging van zijn dienstverband bewerkstelligd kan worden door:

• tussenkomst van UWV of de kantonrechter; of
• beëindiging met wederzijds goedvinden, en dat deze laatste optie de voorkeur heeft.

Laat de werknemer vervolgens weten onder welke voorwaarden je bereid bent om met wederzijds goedvinden uit elkaar te gaan. Je kunt de werknemer:

• een concept-vaststellingsovereenkomst meegeven;
• aanraden (juridisch) advies in te winnen; en
• een afspraak maken om verder met elkaar te praten.

Soms is deze gang van zaken voor werknemers te voortvarend. Als je het gevoel hebt dat dit zo is, knip de gang van zaken dan in stukken. Je kunt bijvoorbeeld eerst laten weten dat je de arbeidsovereenkomst wilt beëindigen en een volgende afspraak maken om de manier van beëindiging te bespreken. Denk van tevoren goed na over de communicatie richting de werknemer (bijvoorbeeld welke ontslaggrond je aandraagt). Denk ook na of de werknemer na het gesprek nog op het werk wordt verwacht.

Onderhandelen over een vaststellingsovereenkomst

Bij beëindiging met wederzijds goedvinden kun je met de werknemer onderhandelen. Je bepaalt zelf hoeveel water je bij de wijn wil doen. Allerlei factoren kunnen hierbij meespelen, bijvoorbeeld of:

• je snel afscheid wil nemen van de werknemer; en
• je bereid bent om kosten te maken.

Beschik je over een goed opgebouwd dossier, dan is er minder snel aanleiding om toe te geven aan de werknemer. Heb je een minder sterk dossier (bijvoorbeeld omdat documentatie over disfunctioneren ontbreekt of je als werkgever ook steken hebt laten vallen), dan kan dat aanleiding zijn om de werknemer tegemoet te komen in zijn wensen.

Welke voorwaarden staan er in een vaststellingsovereenkomst?

Als je een dienstverband wilt beëindigen met wederzijds goedvinden, dan ben je verplicht om de afspraken schriftelijk vast te leggen. Dit heet een ‘vaststellingsovereenkomst’ (afgekort ‘vso’) of een ‘beëindigingsovereenkomst’.

Verplichte onderdelen vaststellingsovereenkomst

In de vaststellingsovereenkomst moet (minimaal) staan:

• dat het gaat om beëindiging met wederzijds goedvinden;
• de namen en adressen van de werkgever en van de werknemer;
• de reden van beëindiging van het dienstverband, bijvoorbeeld:
• verschil van inzicht;
• bedrijfseconomische redenen;
• dat de werkgever heeft voorgesteld om het dienstverband te beëindigen;
• dat geen sprake is van dringende reden(en) voor het ontslag;
• dat aan de kant van de werknemer geen verwijt valt te maken;
• de datum waarop het dienstverband eindigt;
• wanneer de werkgever de eindafrekening opgemaakt/afrekent;
• de bevoegdheid van de werknemer om de overeenkomst binnen 14 dagen na ondertekening alsnog schriftelijk zonder opgave van redenen te ontbinden;
• de datum waarop de overeenkomst door de werknemer en door de werkgever is ondertekend.

Optionele afspraken vaststellingsovereenkomst

Naast bovenstaande verplichte onderdelen van de vaststellingsovereenkomst is het verstandig om ook afspraken te maken en in de overeenkomst op te nemen over:

• het betalen van een financiële vergoeding aan de werknemer en, zo ja, de hoogte daarvan en de datum waarop;
• wat de laatste werkdag van de werknemer is: wordt hij vrijgesteld van werk om te kunnen solliciteren? En zo ja, per wanneer? Of niet?;
• afrekening van het (positieve of negatieve) saldo vakantiedagen;
• of – als de werknemer wordt vrijgesteld van zijn werkzaamheden – hij dan zijn niet-genoten vakantiedagen opneemt;
• aan wie en hoe het werk van de werknemer wordt overgedragen;
• afregelen van de pensioenregeling;
• de regeling van de (collectieve) verzekeringen;
• wat de afspraken zijn over de leaseauto/het leasecontract;
• bedrijfseigendommen die de werknemer nog in bezit heeft (sleutels, toegangspas, laptop, telefoon, dossiers, bedrijfsgegevens of iets dergelijks) en wanneer hij die inlevert en bij wie;
• hoe en wanneer de collega’s op de hoogte worden gebracht van de beëindiging van het dienstverband;
• hoe en wanneer klanten en relaties indien nodig worden geïnformeerd over het vertrek van de werknemer;
• dat de werknemer een getuigschrift en referenties krijgt;
• of de werknemer zich moet (blijven) houden aan zijn geheimhoudingsbeding;
• of de werknemer zich moet (blijven) houden aan zijn concurrentie- en/of relatiebeding;
• als er nog studiekosten moeten worden afgerekend met de werknemer;
• als er nog schulden, leningen, voorschotten of andere financiële zaken zijn die moeten worden afgerekend;
• de werkgever (een deel) van de kosten voor (juridische) bijstand voor zijn rekening neemt?

Overige belangrijke punten vaststellingsovereenkomst

Andere belangrijke zaken om in de vaststellingsovereenkomst op te nemen zijn dat:

• de werknemer de gelegenheid heeft gekregen om (juridisch) advies in te winnen;
• de werknemer ruim de gelegenheid heeft gehad om de overeenkomst te overdenken en met derden (deskundigen) te overleggen; en
• de werknemer zijn handtekening in volle vrijheid onder de overeenkomst heeft gezet;
• de werknemer verklaart dat hij niet arbeidsongeschikt is en dat de werknemer belooft om ziekte als hij tussen de ondertekening van de overeenkomst en vier weken na de beëindigingsdatum wel ziek wordt, dit aan de werkgever te melden; en
• de werknemer zich in dat geval aan de verzuimvoorschriften van de werkgever houdt. Dit in verband met de doorrekening van een ziektewetuitkering in de gedifferentieerde premie van de werkgever;
• Nederlands recht op de overeenkomst van toepassing is;
• de partijen ten opzichte van derden (met uitzondering van hun eventuele rechtsbijstandverleners) strikte geheimhouding over (de totstandkoming van) deze beëindigingsovereenkomst betrachten;
• de partijen zich naar derden niet negatief uitlaten over elkaar;
• een eventuele weigering van een sociale uitkering aan de werknemer de geldigheid van de beëindigingsovereenkomst niet aantast;
• de partijen – na volledige en correcte uitvoering van deze overeenkomst – over en weer niets meer van elkaar te vorderen hebben. Let op! Als je dit afspreekt, moet ook echt alles zijn geregeld in deze overeenkomst).

Reden van beëindigen arbeidsovereenkomst

Bij beëindiging met wederzijds goedvinden hoeft de werkgever geen ‘redelijke grond’ voor de beëindiging te hebben. Meestal wordt wel een reden voor het ontslag opgenomen in de vaststellingsovereenkomst. Voor de werknemer is het van belang dat de reden van beëindiging niet zo wordt geformuleerd dat hij door UWV verwijtbaar werkloos geacht wordt en geen WW-uitkering krijgt.

Beëindigd de arbeidsovereenkomst om bedrijfseconomische redenen, dan noem je deze reden als beëindigingsgrond. Dat kan bijvoorbeeld als de functie van de werknemer is vervallen en er geen herplaatsingsmogelijkheden zijn. Beëindigd de arbeidsovereenkomst om een andere reden dan bedrijfseconomische omstandigheden, kiest men in de praktijk meestal voor ‘verschillen van inzicht’ als neutrale reden voor beëindiging. Daarbij moet dan met het oog op WW wel expliciet worden opgemerkt dat het initiatief tot beëindiging bij de werkgever ligt.

Termijn beëindiging dienstverband

Werkgever en werknemer moeten ook afspreken wanneer het dienstverband eindigt. Aangesloten kan worden bij de opzegtermijn die bij opzegging in acht had moeten worden genomen. Als de werknemer namelijk na het einde van het dienstverband aanspraak wil maken op een WW-uitkering, dan kent UWV pas een WW-uitkering toe na afloop van de opzegtermijn die bij opzegging in acht genomen had moeten worden. Die termijn gaat lopen vanaf het moment dat de vaststellingsovereenkomst door beide partijen ondertekend is (er schriftelijke overeenstemming is over de beëindiging).

Kun je een vaststellingsovereenkomst sluiten bij ziekte?

Als een werknemer langdurig arbeidsongeschikt is, de loondoorbetalingsverplicht na 104 weken ziekte is geëindigd en herplaatsingmogelijkheden zijn onderzocht, kun je een vaststellingsovereenkomst aanbieden. Dan wordt als reden opgegeven dat sprake is van langdurige arbeidsongeschiktheid.

Wordt een werknemer ziek na het sluiten van de vaststellingsovereenkomst, dan verandert dat eigenlijk niets aan de afspraken. Vaak is er wel de angst dat een werknemer niet ziek uit dienst mag gaan (met name voor grote werkgevers in verband met de Wet beperking ziekteverzuim en arbeidsongeschiktheid vangnetters).

Is een werknemer nog geen twee jaar ziek, dan is het lastiger om een vaststellingsovereenkomst te sluiten. In artikel 45 van de Ziektewet is dan namelijk opgenomen dat de werknemer die instemt met of nalaat verweer te voeren tegen beëindiging van de arbeidsovereenkomst, geen recht heeft op een uitkering. Het mag met andere woorden wel, maar voor de werknemer zit er een risico aan. In de praktijk kijkt men toch meestal of de re-integratie verder kan worden opgepakt. Soms spreken werkgever en werknemer een langere opzegtermijn af, waarbij ze kijken hoelang een werknemer nodig heeft om te herstellen.