Het aanstellingsgesprek

Tijdens het aanstellingsgesprek of arbeidsvoorwaardengesprek vindt meestal nog een laatste onderhandeling plaats tussen kandidaat en werkgever over:

• de primaire arbeidsvoorwaarden, bijvoorbeeld de hoogte van het salaris in geld; en
• de secundaire arbeidsvoorwaarden, bijvoorbeeld een eventuele auto of telefoon van de zaak.

De kandidaat krijgt informatie over de arbeidsvoorwaarden. Het kan voorkomen dat de onderhandelingen spaak lopen. In dat geval kan de aanstelling niet doorgaan en kan de werving van een kandidaat opnieuw beginnen.

In de praktijk maakt men de arbeidsovereenkomst vaak al op voor het aanstellingsgesprek. De nieuwe werknemer kan de overeenkomst dan na het gesprek direct (in tweevoud) meenemen. Bij aanpassing van de arbeidsovereenkomst krijgt de nieuwe werknemer de aangepaste arbeidsovereenkomst per post nagestuurd. Het personeelshandboek met daarin alle personeelsreglementen e.d. ontvangt de nieuwe werknemer in de praktijk meestal tijdens het aanstellingsgesprek.

Ook als er geen laatste onderhandeling plaatsvindt over de primaire en secundaire arbeidsvoorwaarden, is het van belang om de nieuwe werknemer tijdens het aanstellingsgesprek te informeren over de belangrijkste arbeidsvoorwaarden en de fiscale gevolgen. Ook is het aan te raden de nieuwe werknemer te informeren over een eventueel werkgeverspensioen, bedrijfstakpensioenfonds en de cao.

Het aanstellingsgesprek gebruik je om een aantal fiscale en administratieve formaliteiten te regelen, zoals:

• de identificatie van de nieuwe werknemer;
• afgifte van de kopie van het identiteitsbewijs;
• kopiëren van een geldige verblijfs- en tewerkstellingsvergunning (indien van toepassing);
• afgifte van een ingevulde ‘loonbelastingverklaring’ (model opgave van gegevens voor de loonheffingen);
• het noteren van de naam-, adres- en woonplaatsgegevens, BSN/sofinummer;
• notitie van het bankrekeningnummer van de werknemer.

Deze documenten en formulieren bewaar je bij de salarisadministratie.

Aandachtspunten eerste werkdag

De nieuwe werknemer moet voor de eerste werkdag per e-mail of brief op de hoogte worden gesteld van de volgende zaken:

• de aanvangsdatum;
• de werkplek / het adres waar de werknemer moet zijn, bijvoorbeeld d.m.v. een routebeschrijving;
• tijdstip van aanvang van de eerste werkdag;
• bij wie de werknemer zich kan melden;
• zaken die de werknemer moet meenemen, zoals speciale kleding, eigen lunch.

Ook moet de direct leidinggevende, mentor of begeleider (en eventueel het team) van deze zaken op de hoogte worden gesteld. Coördineer wie de werknemer op de eerste werkdag begeleidt.

Mocht de werknemer voor het uitvoeren van zijn werkzaamheden bepaald materiaal (werkkleding, kantoorbenodigdheden) of bepaalde apparatuur (computer/laptop) nodig hebben, dan is het prettig wanneer deze op de eerste werkdag van de werknemer aanwezig zijn. Bij een kantoorbaan is het handig als de werknemer op zijn eerste werkdag direct toegang heeft tot intranet en over een eigen e-mailadres beschikt. Dit soort zaken moeten dus ook voor de eerste werkdag geregeld zijn. Wanneer er meerdere werknemers op dezelfde dag of kort na elkaar beginnen, is het ook mogelijk om hen een gezamenlijke introductie te geven.

Kennismaking

Het is van belang dat de nieuwe werknemer snel ingeburgerd raakt in de organisatie. Daarom zijn de volgende punten geregeld voor de werknemer op de eerste dag of in de eerste week:

• kennismaking met de (directe) collega’s en leidinggevende(n);
• een rondleiding door het bedrijfsgebouw;
• bekendmaking met de interne bedrijfsregels en veiligheidsregels.

Verklaring omtrent gedrag

Om zekerheid te krijgen dat iemands gedrag geen belemmering vormt voor een bepaalde functie, vragen werkgevers soms bij indiensttreding om een verklaring omtrent het gedrag (VOG). Voor sommige beroepen zoals onderwijzer, medewerker bij de rechtbank of politie en voor medewerkers van kinderdagverblijven is de verklaring zelfs verplicht. Als een VOG niet wettelijk verplicht is, kan een werkgever ook zijn (toekomstige) werknemer er zelf toe verplichten om een VOG te overleggen.

De werknemer kan de verklaring op drie manieren aanvragen:

1. schriftelijk bij de gemeente waar de werknemer staat ingeschreven;
2. digitaal via Justis;
3. bij Justis voor mensen die niet staan ingeschreven in de BRP.

De digitale aanvraag is goedkoper, en kost minder tijd en werk. Om de aanvraag digitaal te doen, zet je als werkgever de eerste stap: je zet de VOG-aanvraag online klaar voor de werknemer. Bij een schriftelijke aanvraag via de gemeente, zorg je dat de werknemer een aanvraagformulier krijgt. 

VOG-Check

Werknemers kunnen een VOG-check doen. De VOG-check berekent aan de hand van een serie vragen of iemand een hoge, gemiddelde of lage kans heeft op een VOG in diverse branches  – nu én in de toekomst. De VOG-check is een initiatief van Screeningsautoriteit Justis, onderdeel van het ministerie van Justitie en Veiligheid. Met de tool wil Justis onnodige angst voor een afwijzing na de VOG-aanvraag bij mensen wegnemen. 

Strafbaar feit. Wel of geen VOG?

Justis geeft de verklaring af namens de minister van Veiligheid en Justitie. Als de werknemer geen strafbare gedragingen op zijn naam heeft staan, wordt de VOG afgegeven. Is wel sprake van strafbare gedragingen dan beoordeelt Justis of deze relevant zijn voor het doel waarvoor de verklaring is aangevraagd.

Meer informatie over de VOG vind je op de website van de Rijksoverheid 

Monitoren

Het is belangrijk dat de werkgever de kandidaat zowel tijdens het wervings- en selectieproces, als na aanstelling blijft monitoren. Hiervoor kan een verantwoordelijke worden aangewezen. Zo voorkom je onder meer dat het proces te lang duurt en de kandidaat hierdoor tijdens de procedure afhaakt en een andere functie accepteert. Het is soms ook van belang dat de kandidaat snel na de sollicitatieprocedure aan de slag kan bij de organisatie.

Ook om een beeld te krijgen van de in- en uitstroom van personeel is het van belang aangenomen kandidaten te blijven volgen, bijvoorbeeld in hoeverre kandidaten de proeftijd doorkomen. Komen veel kandidaten de proeftijd niet door, dan kan het wervings- en selectieproces worden aangepast. Het kan bijvoorbeeld zo zijn dat de functieprofielen niet overeenkomen met de uit te oefenen functie of dat niet de juiste selectievragen worden gesteld.

Het monitoren van werknemers is ook van belang om het doorstroombeleid en de carrièremogelijkheden binnen de organisatie in kaart te brengen en eventueel te verbeteren. Het vastleggen van de oorzaak of redenen van elke uitdiensttreding kan helpen bij een volgende zoektocht naar een nieuwe werknemer. Hiervoor gebruik je een exitformulier.