Zo maak je afspraken over het innemen van een leaseauto

Arbeidsvoorwaarden

Als je met een werknemer afspreekt dat hij een leaseauto krijgt en dat hij die privé mag gebruiken, dan is dat een arbeidsvoorwaarde. Hoofdregel is dat je een arbeidsvoorwaarde niet zomaar eenzijdig ten nadele van de werknemer mag wijzigen. Wil je dat toch, dan moet je daar een hele goede reden voor hebben. Én die reden moet beter zijn dan de reden van de werknemer om de arbeidsvoorwaarde in stand te laten. Bovendien moet het voorstel dat je aan de werknemer doet redelijk zijn. Vaak betekent dat een afbouwregeling of financiële compensatie. Kortom: een heel gedoe.

Vaak zal de werkgever de werknemer vaak moeten compenseren voor zijn verlies. Dit komt voor als de werkgever een betere reden heeft dan de werknemer om de leaseauto in te nemen. Meestal heeft deze compensatie de vorm van een maandelijkse vergoeding. Geen fijn vooruitzicht.

Arbeidsvoorwaarden opstellen

Maar het opstellen van een arbeidsvoorwaarde heb je als werkgever zelf in de hand. En het opnemen van een bepaling waarin staat dat de werknemer onder bepaalde omstandigheden geen aanspraak heeft op een bepaalde arbeidsvoorwaarde is toegestaan.

Het is dan ook zeer raadzaam om in een leasereglement of leaseregeling een aantal zaken vast te stellen. Bijvoorbeeld hoe, wat en wanneer de werknemer geen aanspraak meer heeft op de leaseauto, brandstofvergoeding, mobiliteitsvergoeding en/of compensatie daarvoor.

Ingeval van ziekte

Anderszijds kan je ook opnemen dat een werknemer die wegens ziekte niet kan werken zijn leaseauto moet inleveren. Én dat hij geen recht heeft op enige vergoeding in verband met het gemis van het privégebruik van de leaseauto.

Ingeval van schorsing

Je zou daarnaast kunnen opnemen dat de werknemer die is geschorst, op non-actief is gesteld of is vrijgesteld van zijn verplichting om werkzaamheden te verrichten, zijn leaseauto per direct moet inleveren. Daarnaast dat hij ook geen recht heeft op enige vergoeding in verband met gemis van het privégebruik van de leaseauto.

Minimaal aantal kilometers per jaar leaseauto

Als derde zou je op kunnen nemen dat werknemers alleen aanspraak kunnen maken op een leaseauto als zij een minimaal aantal zakelijke kilometers (bijvoorbeeld 10.000, 15.000 of 20.000) per jaar rijden. En dat jaarlijks wordt beoordeeld. Dit wordt gedaan aan de hand van het aantal gereden zakelijke kilometers in het voorgaande jaar of in het aankomende jaar aanspraak is op een leaseauto. En dat als op basis van deze regeling geen aanspraak is op een leaseauto de werknemer deze binnen een maand (of binnen twee weken of twee maanden) moet inleveren. Daarnaast ook uiteraard weer dat hij geen recht heeft op enige vergoeding in verband met het gemis van het privégebruik van de leaseauto.

Vergeet in de bepaling niet om gebruik van bijvoorbeeld de brandstofpas, tegemoetkoming bijtelling en dat soort extra’s er ook te betrekken.

Doorbetaling loon tijdens ziekte

Vraag die wellicht naar aanleiding van het voorgaande rijst, is dat niet zelden wordt geoordeeld dat de werkgever de leaseauto die privé gereden wordt niet mag ophalen als een werknemer ziek is. Omdat het privégebruik wordt geschaard onder het loon dat moet worden doorbetaald tijdens ziekte.

Recent is een uitspraak van het Gerechtshof Den Haag gepubliceerd waarin het hof klip en klaar oordeelt dat de wet geen aanspraak geeft op doorbetaling van andere loonvormen dan geld. Om die reden staat de wet dus ook niet in de weg aan een afspraak van partijen dat na enige tijd ziekte de leaseauto moet worden ingeleverd en/of een mobiliteitsregeling wordt stopgezet. Met als gevolg dat het privégebruik van de leaseauto dan eveneens eindigt. Ook de afspraak dat de werknemer in dat geval geen recht heeft op enige vergoeding voor het verlies van het privégebruik van de leaseauto is toegestaan vindt het hof. Dat geldt ook voor het verlies van de brandstofvergoeding.