Veelgestelde vragen over thuiswerken

Wat zijn de voordelen van thuiswerken?

Een groot voordeel van thuiswerken is, dat er geen of minder reistijd is. Dit bespaart veel tijd en geld. Ook het zelf indelen van een werkdag is voor veel werknemers van grote waarde. Bovendien kan een werknemer zich thuis helemaal concentreren op het werk, waardoor de productiviteit omhoog gaat. Een werkgever kan bovendien besparen op kantoorruimte.

Werknemers die thuiswerken kunnen het werk vaak beter combineren met zorgtaken. Daardoor kunnen zij minder behoefte hebben aan zorgverlof. Ook kan het kortdurend ziekteverzuim erdoor dalen. Thuiswerkers kunnen hun werk doen op de – voor hen persoonlijk – meest productieve momenten van de dag, waardoor het werk minder arbeidsuren kost.

Wat zijn de nadelen van thuiswerken?

Een groot nadeel voor de werkgever is dat het moeilijker is om het werk te controleren of sturen. Vertrouwen in de werknemers is hierbij noodzakelijk. Ook moeten werkgever en werknemer goed blijven communiceren.

Werknemers die thuiswerken krijgen vrijheid en verantwoordelijkheden om zelfstandig te werken. Die vrijheid kan ook leiden tot verzuim, disfunctioneren of misbruik door de werknemer. Het is van belang dat de werknemer goed begeleid wordt. Dit kun je eventueel ondersteunen met bijvoorbeeld een coachingtraject.

Een ander nadelig gevolg van thuiswerken kan zijn dat de tijd en ruimte om volledig te kunnen ontspannen en afstand te nemen van het werk, zowel fysiek als psychisch, onder druk komt te staan. Maak hierover daarom goede afspraken met werknemers, waarbij er grenzen worden gesteld aan de bereikbaarheid.

Werknemers die thuiswerken geven vaak als nadeel aan dat zij het (informele) contact met collega’s en klanten missen. Het maken van en sturen op resultaatafspraken kan bovendien leiden tot een verzakelijking van het werken. De situatie kan ontstaan dat de werknemers ‘thuisondernemer’ worden en iedereen voor zichzelf werkt. Dit is te ondervangen door niet alleen individuele resultaatafspraken te maken maar ook afspraken te maken over resultaten op groeps-, afdelings- of zelfs organisatieniveau. Daardoor worden werknemers gestimuleerd om meer en beter met elkaar samen te werken. Ook kan het organiseren van bedrijfsuitjes en informele bijeenkomsten tegenwicht bieden.

Wat moet je regelen als je werknemers laat thuiswerken?

Wil je het voor werknemers mogelijk maken om thuis te werken, dan is het verstandig om een thuiswerkregeling op te stellen. In een thuiswerkregeling kunnen de volgende onderwerpen worden opgenomen:

• in welke functies (of functiegroepen) thuis kan worden gewerkt;
• het aantal dagen dat werknemers thuis kunnen werken (bijvoorbeeld maximaal twee dagen per week of de helft van de werktijd) om te voorkomen dat werknemers op al te grote afstand van hun werk komen te staan);
• bereikbaarheid/tijdstippen;
• inrichting thuiswerkplek door de werkgever, vergoeding;
• hoe de controle op de thuiswerkplek plaatsvindt, arboregels voor thuiswerken;
• vergoedingen voor gebruik privé-uitrusting en -middelen;
• eventuele geheimhouding en beveiliging bedrijfsgegevens;
• eventuele aansprakelijkheid (computervirussen, beschadiging bedrijfsmiddelen, et cetera).

De thuiswerkregeling kun je publiceren op het intranet of opnemen in een personeelsreglement/personeelshandboek.

Daarnaast is het verstandig om een individuele thuiswerkovereenkomst af te sluiten als een werknemer gebruik wilt maken van de thuiswerkregeling en je daar als werkgever akkoord mee bent.

Daarin staat bijvoorbeeld op welke dagen of uren de werknemer thuis werkt, welke apparatuur en middelen specifiek worden vergoed en hoe en wanneer de werknemer bereikbaar moet zijn.

Kun je thuiswerken verplichten?

Een werkgever heeft een duidelijk instructierecht. Dit betekent dat de werkgever de werknemer kan verplichten om thuis te werken, zolang dit in alle redelijkheid mogelijk is.

Werknemers dwingen om thuis te werken vanwege corona

De vraag of je een werknemer kunt dwingen om thuis te werken is met name door de coronacrisis naar voren gekomen. Op sommige plekken wilden werknemers graag op kantoor/de werklocatie komen werken, terwijl de werkgever wilde dat werknemers thuis zouden blijven werken. Kun je thuiswerken in een dergelijke situatie verplichten?

Als werkgever moet je ervoor zorgen dat een werknemer een veilige en gezonde werkplek heeft. Als je een werknemer vraagt om thuis te werken in verband met de coronarichtlijnen van het RIVM, dan voldoe je daarmee aan die plicht. De werknemer moet die instructie om thuis te werken in die situatie zodoende volgen.

Wel is het raadzaam om samen te kijken hoe tegemoet kan worden gekomen aan de wens van de werknemer om op de werkplek te werken. Het kan bijvoorbeeld zo zijn dat een werknemer graag naar kantoor komt, omdat hij of zij het werk daar beter denkt te kunnen doen. De werknemer kan het directe overleg met collega’s missen of thuis geen goede, gezonde werkplek hebben. Informeer daarom in een dergelijk situatie waarom de werknemer per se op kantoor wil werken en kijk hoe dit kan worden opgelost. Kijk of de thuiswerkplek goed is ingericht en biedt eventueel een vergoeding aan voor aanschaf van middelen, of leen materiaal uit. Kijk hoe het contact met collega’s verbeterd kan worden. Bekijk ook of het niet toch mogelijk is om af en toe op kantoor te werken met inachtneming van de RIVM-richtlijnen. Kan dit echt niet, leg dan aan de werknemer uit waarom dit niet kan. Als werkgever heb je in ieder geval ook een plicht om te zorgen voor goede arbeidsomstandigheden op de thuiswerkplek. Het is raadzaam om hier zorgvuldig mee om te gaan.

Kun je thuiswerken weigeren?

Een werknemer kan op basis van de Wet flexibel werken een verzoek indienen bij de werkgever om thuis te mogen werken. De werkgever mag een verzoek weigeren. Daarvoor moet je als werkgever wel eerst overleggen met de werknemer over het verzoek. De afwijzing moet je schriftelijk motiveren. Het is van belang te onderbouwen waarom de belangen van de werkgever zwaarder wegen dan die van de werknemer. Reden van afwijzing kan bijvoorbeeld zijn dat een goede functievervulling vereist dat de werknemer het werk geheel op de door de werkgever bepaalde locatie verricht. Een kleine werkgever (minder dan 10 werknemers) mag het verzoek overigens zonder motivering weigeren.

Ben je verplicht om de thuiswerkplek in te richten?

Op grond van de Arbowet is de werkgever in beginsel verantwoordelijk voor de inrichting van de thuiswerkplek. Dit volgt onder meer uit artikel 7:658 BW, dat werkgevers verplicht om werkruimten zo in te richten dat werknemers door hun werk geen fysieke of psychische klachten krijgen. De werkgever voldoet aan deze verplichting door de thuiswerkplek volgens ‘ergonomische beginselen’ in te richten. Dit laatste volgt uit het Arbobesluit.

De werkgever moet niet alleen zorg dragen voor de inrichting van de thuiswerkplek. Hij moet ook zorgen voor inventarisatie en evaluatie van risico’s en voorlichting over arbeidsrisico’s en maatregelen om deze risico’s te beperken. Het is raadzaam om een speciale RI&E op te stellen met aandacht voor thuiswerken. De werkgever moet er ook voor zorgen dat de arbeidstijden van thuis- en telewerkers binnen de grenzen van de Arbeidstijdenwet blijven.

Hoe richt je de thuiswerkplek in volgens arbonormen?

De verplichting om de werkplek volgens ergonomische beginselen in te richten, kan vervuld worden door bijvoorbeeld voorzieningen beschikbaar te stellen voor de inrichting van de thuiswerkplek of hulpmiddelen die voorkomen dat werknemers te lang of op de verkeerde wijze werken (denk aan de verstrekking van een stoel, laptophouder, toetsenbord en muis).

In het Arbeidsomstandighedenbesluit is verder neergelegd dat de thuiswerkplek zo moet zijn ingericht dat de werknemer zijn werk zo veel mogelijk zittend en op een ergonomisch verantwoorde manier kan doen. De werkgever moet zorgen voor een ‘doelmatige zitgelegenheid’ en een ‘doelmatig werkblad of doelmatige werktafel’. Verder moeten in de werkruimte doelmatige voorzieningen worden getroffen ten aanzien van de verlichting.

De werkgever kan ervoor kiezen om de thuiswerkplek voor de werknemer in te richten. Het is ook mogelijk om de bestaande thuiswerkplek te laten checken door een deskundige of de werknemer zelf. Dit kan bijvoorbeeld op basis van een foto. De leidinggevende moet dit dan wel bespreken met de werknemer.

Hoe controleer je of een thuiswerkplek is ingericht volgens de arbonormen?

Je kunt als werkgever langsgaan bij de werknemer om de werkplek te controleren. Een andere mogelijkheid is om een deskundige langs te laten gaan. De meest praktische mogelijkheid is dat de werknemer zelf controleert of de thuiswerkplek voldoet aan de arbonormen. In dat geval kun je de werknemer een checklist of foto toesturen, waarmee de werknemer de werkplek inricht conform de arboregels. Ter controle moet de leidinggevende dit dan wel bespreken met de werknemer. Het is ook mogelijk om de werknemer na het toesturen en controleren, door ondertekening van de thuiswerkovereenkomst te laten verklaren dat zijn thuiswerkplek aan de arboregels voldoet.

In XpertHR vind je een voorbeeld Checklist Arboregels inrichten thuiswerkplek.

Moet je de kosten vergoeden voor het inrichten van de thuiswerkplek?

In artikel 44 van de Arbeidsomstandighedenwet is vastgelegd dat de werkgever de kosten die hij maakt om te voldoen aan arbowetgeving niet bij werknemers in rekening mag brengen. De kosten om bijvoorbeeld de thuiswerkplek ergonomisch in te richten komen dus voor rekening van de werkgever.

Voor de werkruimte thuis zijn verschillende fiscaal gunstige regels ​​​​​​van toepassing. Bekijk ook of faciliteiten tijdelijk uitgeleend kunnen worden. Leg in dat geval vast dat een middel in bruikleen is gesteld.

Moet je een thuiswerkvergoeding verstrekken?

Je bent als werkgever niet verplicht om een vergoeding voor gas, water, licht, internet en/of kleine consumpties als koffie of thee te verstrekken. Het mag wel. De thuiswerkvergoeding staat overigens los van de vergoeding van kosten voor het inrichten van de thuiswerkplek volgens de arbonormen. Als werkgever ben je wel verplicht om die kosten te vergoeden.