Zo word je een aantrekkelijke werkgever – stappenplan + do’s en don’ts voor HR

Of een organisatie nu groot of klein is, in een krappe arbeidsmarkt is het ontzettend belangrijk om gezien te worden als een aantrekkelijke organisatie. De arbeidsmarkt is turbulenter dan ooit. Automatisering, robotisering, kunstmatige intelligentie, flexibilisering, vergrijzing: talloze ontwikkelingen hebben een grote invloed op de arbeidsmarkt. Een turbulente arbeidsmarkt is weer van grote invloed op uw organisatie, want het is niet makkelijk om de juiste mensen te vinden. Meer dan ooit verdient het aantrekken van talent daarom alle aandacht van HR en de organisatie. 

Om als organisatie in te spelen op al deze trends, is het verstandig om naar een aantal zaken te kijken:

• De situatie op de arbeidsmarkt heeft een grote impact op de werkgelegenheid en op de beschikbaarheid van het juiste talent voor een organisatie.
• Bepaal de arbeidsmarktpositionering van het bedrijf, zodat je weet hoe aantrekkelijk de organisatie is voor potentiële werknemers.
• Het is belangrijk dat je een goed selectiegesprek kunt voeren. Of dat lukt is afhankelijk van veel factoren, maar gelukkig kun je daarop wel invloed uitoefenen.

De actuele arbeidsmarkttrends

De economie groeit en dat heeft een grote impact op de werkgelegenheid en op de beschikbaarheid van het juiste talent voor een organisatie. Om beter te kunnen anticiperen op een krapper wordende arbeidsmarkt, zetten we hieronder enkele belangrijke arbeidsmarkttrends op een rij. 

Vast versus flex

Vast wordt minder vast en flex wordt minder flex, daarmee is de belangrijkste trend kort samengevat. Vast wordt minder vast, want het aantal zzp’ers groeit bijvoorbeeld nog steeds en werknemers kiezen steeds meer voor verschillende werkgevers. Flex wordt minder flex, want er is tegelijkertijd een ontwikkeling zichtbaar waarbij flexbanen weer veranderen in vaste banen omdat werkgevers of werknemers toch kiezen voor de zekerheid van een vast dienstverband.

Speel in op schaarste

Men zegt wel eens dat de ‘war for talent’ nu echt gaat beginnen, maar de talenten hebben allang gewonnen. De arbeidsmarkt is een kandidatenmarkt geworden en de keuzemogelijkheden voor kandidaten worden steeds groter. Het is dus belangrijk om te bekijken hoe je talenten kunt aantrekken en behouden voor de organisatie.

Deze stappen en overwegingen kunnen helpen bij het vinden van de juiste talenten in tijden van schaarste.

• Stages
  Stages zijn een mooie kans voor potentiële werknemers om aan een organisatie te wennen en voor de werkgever om te beoordelen of de stagiaires na hun studie bij de organisatie passen.
• Traineeships
  Diverse organisaties organiseren een traineeship voor generieke managementfuncties of voor specifieke functiegebieden.
• Events en gastcolleges
  Door het bezoeken van events kom je redelijk makkelijk in contact met de doelgroep. Doe het niet alleen zelf, maar zet ook managers en/of toekomstige collega’s in voor werving. Potentiële kandidaten willen namelijk graag weten met wie ze mogelijk gaan werken. Overweeg ook eens om gastcolleges te geven over inhoudelijke thema’s. Dit kan bijdragen aan de naamsbekendheid van de organisatie binnen de potentiële doelgroep.
• Retentie
  In HR-kringen is veel aandacht voor employee engagement, wat natuurlijk te maken heeft met het vergroten van de betrokkenheid en inzet van medewerkers. In het kader van recruitment is met name het bevorderen van retentie heel waardevol: voorkom dat werknemers ontslag nemen en laat ze in plaats daarvan doorstromen naar andere (vacante) functies.
• Kandidatenpools
  Weet HR welke functies in de (nabije) toekomst gevuld moeten worden, dan kan er nu al een talentenpool worden gecreëerd om talenten te werven en vroegtijdig te binden. Vraag kandidaten of ze in zo’n pool opgenomen willen worden, ga met hen in gesprek en stuur af en toe informatie over de organisatie.
• Intern opleiden
  Bij grote schaarste kan het goed zijn om te onderzoeken of er een interne opleiding moet worden opgezet. Dat is veel werk, maar kan heel effectief zijn als er dringend mensen nodig zijn met unieke kwaliteiten.
• Kunstmatige intelligentie
  Het gebruik van kunstmatige intelligentie voor het aantrekken van medewerkers lijkt toekomstmuziek, maar is dichterbij dan je denkt. Zeker voor grotere organisaties kan het verkennen van de mogelijkheden waardevol zijn. Ga bijvoorbeeld op zoek naar systemen die potentiële kandidaten automatisch kunnen screenen en selecteren, of chatbots.
• Zet slimme selectiemiddelen in
  De afgelopen jaren is er veel veranderd op het gebied van selectiemiddelen. Voorheen werden naast het sollicitatiegesprek vrijwel alleen assessments ingezet als selectiemiddel. Vandaag de dag is het aanbod van selectietools heel uitgebreid en aantrekkelijk voor zowel werkgever als werknemer. Denk aan games, videosollicitatie, online assessment en hard-skilltests.

Uitbesteden of zelf doen?

Er zijn steeds meer mogelijkheden om recruitment geheel of gedeeltelijk uit te besteden aan een externe organisatie. Er zijn verschillende vormen te onderscheiden:

• RPO oftewel Recruitment Process Outsourcing
  Hierbij wordt geheel of gedeeltelijk de werving van vaste medewerkers en de daarbij behorende processen uitbesteed.
• MSP oftewel Managed Service Provider
  Hierbij worden de werving en selectie van tijdelijk personeel en de daarbij behorende processen uitbesteed.
• Blended RPO oftewel een mix van Recruitment Process Outsourcing
  Hierbij wordt geheel of gedeeltelijk de werving van vaste en tijdelijke medewerkers en de daarbij behorende processen uitbesteed.

Randvoorwaarden voor een effectief aannamebeleid

Voor een kansrijke recruitmentstrategie, en dus om je te ontwikkelen tot een aantrekkelijke werkgever, zijn een aantal belangrijke randvoorwaarden nodig.

1. Is de organisatie AVG-proof?

Er zijn Europese privacyregels waar elke organisatie aan moet voldoen: de Algemene Verordening Gegevensbescherming, AVG (in het Engels bekend als de GDPR). De AVG beschermt de privacy van burgers met regels die de verwerking van persoonsgegevens beperken.

2. Gebruik referral recruitment

Een onderschatte manier om mensen aan te trekken is referral recruitment, het inzetten van medewerkers om nieuwe medewerkers te werven. De voordelen zijn legio. Zo is het goedkoop en effectief: medewerkers kennen immers de eigen cultuur en zijn dan ook ideale ambassadeurs. Onderzoek wijst bovendien uit dat de kwaliteit van medewerkers die door eigen mensen zijn aangebracht, hoger is. En belangrijker nog: deze nieuwe medewerkers zijn ook loyaler.

3. Zorg voor diversiteits- en inclusiebeleid

Een goed diversiteits- en inclusiebeleid draagt bij aan een goed werkgeversimago. Voor kandidaten zijn diversiteit en inclusie belangrijk bij de keuze van een werkgever. Diversiteits- en inclusiebeleid is gericht op respectievelijk het erkennen en waarderen van verschillen tussen personen en het integreren van deze personen. Het gaat hierbij niet alleen over de samenstelling van het personeelsbestand, maar ook hoe medewerkers met elkaar omgaan en samenwerken.

4. Ontwikkel een wervingsstrategie

Op welke manier werft de organisatie mensen? Doe je bijvoorbeeld alle wervingsactiviteiten zelf of werk je met bureaus? En is er in dat laatste geval een leveranciersstrategie? Voor alle organisaties die met enige regelmaat mensen aannemen, is het belangrijk om stil te staan bij dit soort vragen. En daarom is het aan te raden om een wervingsstrategie te hebben. Hoe de werving ook wordt georganiseerd, doe het bewust en laat niets aan het toeval over.

5. Zorg voor een strikt recruitmentproces

Organisaties die een strikt recruitmentproces hanteren, zijn effectiever dan organisaties die elke keer het wiel uitvinden. Het omschrijven van een recruitmentproces is tijdrovend en vergt veel interne en mogelijk externe afstemming, maar het geeft op de langere termijn houvast voor iedereen die bij het proces betrokken is.

6. Wat zijn de kritieke prestatie-indicatoren (KPI’s)?

Als het recruitmentproces is gedefinieerd, is het belangrijk om ook kritieke prestatie-indicatoren (KPI’s) oftewel belangrijke kengetallen vast te stellen. Er zijn veel KPI’s te bedenken voor recruitment. De belangrijkste zijn:

• de doorlooptijd van de vacature;
• het gemiddelde aantal selectiegesprekken per vacature;
• de kosten per aanname;
• de waardering van het proces door de kandidaat;
• de waardering van het proces door de manager(s).

7. Rapporteer en analyseer

Alleen met een goede gegevensanalyse kunnen processen en het resultaat van de inzet daadwerkelijk verbeteren. Door te blijven monitoren wordt zelfs voorspelbaarheid gecreëerd.

8. Gebruik slimme systemen

De keuze van een goed recruitmentsysteem kan veel invloed hebben op de snelheid waarmee vacatures worden vervuld. Ook heeft het grote invloed op de ervaringen van kandidaten en managers. Het is dus belangrijk om een weloverwogen keuze te maken.

Hoe word je een aantrekkelijke werkgever?

Of een organisatie nu groot of klein is, in een krappe arbeidsmarkt is het ontzettend belangrijk om gezien te worden als een aantrekkelijke organisatie. Met het grote aanbod van vacatures hebben kandidaten veel mogelijkheden om uit te kiezen. Ze kijken al lang niet meer alleen naar de functieomschrijving, maar ook naar wat een organisatie verder te bieden heeft. Bepaal daarom de arbeidsmarktpositionering van de organisatie. Wat is je imago als werkgever? Of zoals tegenwoordig vaak wordt gezegd: wat is de employer brand, het werkgeversmerk?

Wat is de employee value proposition?

De meeste organisaties hebben een heldere merkstrategie die zich primair richt op klanten en hun behoeften. Helaas hebben nog maar weinig organisaties bewust nagedacht over hun merk als werkgever, gericht op werknemers en met name toekomstige werknemers. Om aantrekkelijk voor hen te zijn, is het verstandig om ook een zogenaamde employee value proposition (evp) te definiëren. Hierin staat de belofte van de organisatie aan kandidaten. Het is als het ware een magneet voor het aantrekken, in dienst nemen en behouden van de juiste kandidaten.

Hoe voer je goede selectiegesprekken?

Gemiddeld heeft een manager, ondernemer of HR-professional waarschijnlijk maar één tot twee vacatures per jaar. Het is dus helemaal geen routine om iemand te beoordelen op geschiktheid. Een aantal aandachtspunten.

Beoordeel hard en soft skills

Vaak ligt de focus te veel op hard skills. Dat zijn zaken als kennis, diploma’s en specifieke ervaring, in tegenstelling tot soft skills, die gaan over persoonlijkheid en competenties. Een veelgemaakte fout bij het aannemen van nieuw personeel is dat degene die een vacature vacant heeft, primair kijkt naar de hard skills en de soft skills voor lief neemt.

Structureer het selectiegesprek

Een goed gesprek voeren is makkelijker als je vooraf weet wat je wilt bespreken. Het helpt als je een structuur voor het gesprek in gedachten hebt. Een goed gesprek kent verschillende fases:

• Fase 1: opening
• Fase 2: persoonlijkheid
• Fase 3: kennis en vaardigheden
• Fase 4: competenties
• Fase 5: cultuur
• Fase 6: afronding

Gebruik de STARR-methode

Vrijwel iedere kandidaat zal zichzelf zo positief mogelijk beschrijven: ambitieus, een harde werker, flexibel en capabel. Maar je wilt iemand natuurlijk niet op zijn blauwe ogen geloven. Door kritische vragen te stellen over concrete situaties en gebeurtenissen, is de kans veel groter dat je een goede indruk krijgt van iemands competenties. Hiervoor is de STARR-methode bedacht: een gestructureerde methode om ervaringen uit het verleden van de kandidaat systematisch te toetsen.

• Situatie
  Geef een voorbeeld van een situatie waarin je betrokken was die een positief resultaat opleverde.
• Taak
  Beschrijf de taken die in die situatie aan bod kwamen.
• Actie
  Vertel wat over de verschillende acties die je uitvoerde om de taken te voltooien.
• Resultaat
  Welke directe resultaten kwamen voort uit je acties?
• Reflectie
  Reflecteer op het resultaat, wat ging er goed of fout, en waarom? Wat zou je nu anders doen?

Do’s en don’ts tijdens het selectiegesprek

Een goed gesprek is afhankelijk van ontzettend veel factoren, waar je gelukkig veel invloed op hebt. Dit zijn enkele do’s en don’ts voor een vruchtbaar gesprek met de kandidaten die zijn uitgenodigd.

Do’s

• Zorg dat je goed bent voorbereid: heb je het cv en het eventuele assessmentrapport beoordeeld? Heb je vragen geselecteerd?
• Heb je pen en papier om aantekeningen te maken?
• Zorg voor een goede ruimte voor het gesprek.
• Geef aan de receptie door dat je een kandidaat verwacht, zij kunnen de kandidaat dan speciaal welkom heten.
• Zorg dat je de naam van de kandidaat weet.
• Stel de kandidaat op zijn/haar gemak.
• Gebruik de STARR-methode.
• Luister en vraag door.

Don’ts

• Kom niet te laat, je wilt toch ook niet dat de kandidaat te laat komt?
• Laat je telefoon niet aanstaan.
• Praat niet te veel over jezelf.
• Spreek niet alle functies door, maar zoom liever in op relevante werkervaring.
• Zorg dat het geen kruisverhoor wordt, bedenk dat jullie de kandidaat waarschijnlijk harder nodig hebben dan omgekeerd.

Ten slotte nog een tip die zowel een do als een don’t is: vertrouw op intuïtie en eerste indruk, maar bedenk dat vergissen mogelijk is. Voorkom bijvoorbeeld dat je niet objectief meer bent omdat je eerste indruk heel positief of juist heel negatief is. Voer het gesprek mede hierom altijd met twee personen, zodat je de gesprekservaring kritisch kunt toetsen.

Verbeter je aannamebeleid met Brightmine HR & Compliance Center

In Brightmine HR & Compliance Center vind je alles wat je nodig hebt om te werken aan een sterke strategie voor werving en selectie. Je vindt er checklists, stappenplannen, voorbeelddocumenten, antwoorden op praktijkvragen, inspirerende webinars zoals het webinar Zo zet je Employee Experience in om personeelsverloop te verminderen en talent te behouden, interviews met andere organisaties over employee experience en nog veel meer. Allemaal gebaseerd op de nieuwste inzichten en geschreven door experts op het gebied van arbeidsrecht en employee experience.

Al onze HR-kennis is juridisch gecheckt en up-to-date

Alle informatie in Brightmine HR & Compliance Center wordt gemaakt en gecontroleerd door de beste arbeidsrechtexperts en experts op het gebied van employee experience. Zo weet je zeker dat de informatie die je krijgt klopt en up-to-date is. En met AI Assist, onze virtuele HR-assistent, vind je binnen no-time antwoord op al je vragen.

Lees hier meer over Brightmine HR & Compliance Center