‘Ik wilde onderzoek doen dat echt bruikbaar is in de praktijk.’ Het onderwerp van haar promotie-onderzoek diende zich bij Carmen van der Mark aan in haar werk als consultant capaciteitsmanagement bij Ximius. Elke keer weer stuitte ze op hetzelfde praktijkprobleem: er bestond geen goed meetinstrument om de optimale inzet van verpleegkundigen te berekenen.

Dit was nou precies het type onderzoek waar Van der Mark graag haar tanden in wilde zetten. Ze hoopt eind van dit jaar te promoveren aan de Radboudumc op een nieuw ontwikkeld meetinstrument: de Nurse Perceived Adequacy of Staffing Scale (NPASS). Uit de hele wereld is er belangstelling voor deze NPASS, dat de balans tussen vraag naar verpleegkundig werk en beschikbare medewerkers meet.

Wat was precies het probleem dat je tegenkwam in de praktijk?

‘Iedereen was op zoek naar hét objectieve meetinstrument om te komen tot een optimale bezetting van verpleegkundigen. Een instrument dat ons vertelt hoeveel capaciteit er nodig is om het werk te doen op een afdeling. De bestaande instrumenten daarvoor waren jarenlang onderwerp van discussie. De bezwaren waren tweeledig. Om te beginnen herkenden verpleegkundigen zich niet in het resultaat. Als een meetinstrument liet zien dat er teveel verpleegkundigen zijn op de afdeling strookte dat vaak niet met hun beleving. Andersom gebeurde ook. Het tweede bezwaar is dat de instrumenten, vaak gebaseerd op zorgzwaarte, gepaard gaan met hoge administratieve lasten. Verpleegkundigen moeten een aantal keer per dag patiënten scoren op kenmerken. Dat handmatige scoren kost veel tijd.’

Heb jij in je onderzoek wel dat objectieve instrument gevonden?

‘Nee, want er bestaat geen objectief instrument hiervoor. Het liefst wil je als zorginstelling een objectief getal waarmee je zeker weet dat je de goede inzet hebt. Maar zo werkt dat niet. Waarom niet? Het gaat om de balans tussen de vraag naar verpleegkundig werk en beschikbare medewerkers. Dat is een subjectief gegeven. Om daarachter te komen, is een deskundig oordeel van verpleegkundigen de meest betrouwbare indicator. De NPASS is het eerste meetinstrument dat de balans tussen vraag naar werk en beschikbare medewerkers meet en gebruikt kan worden in capaciteitsmanagement.

Hoe werkt het meetinstrument?

‘In mijn onderzoek heb ik onderzocht welke deelvragen je daarvoor moet stellen. We vonden dertien relevante deelvragen die samen aangeven hoe de bezetting van de dienst was. Dan gaat het om afronden van zorgtaken tot het bijwerken van administratie. Maar ook of je pauze kon houden en of je nog energie over hebt na een dienst. Verpleegkundigen geven aan het eind van de dienst voor elke deelvraag aan welke situatie van toepassing was. De antwoorden op deze meerkeuzevragen samen vormen uiteindelijk de NPASS-score die varieert van -3 (hele krappe dienst) tot +3 (hele ruimte dienst).  We hebben daar een app omheen gebouwd en die is getest op verpleegafdelingen van ziekenhuizen.’

En dit instrument werkt wel?

‘Ja, het blijkt een betrouwbaar en valide instrument. Nuttig ook, omdat je hiermee scores kunt vergelijken tussen diensten of tussen afdelingen. Bij één afdeling dachten ze bijvoorbeeld dat de maandagavond te krap bezet was, maar dat bleek in werkelijkheid de woensdag te zijn. Met die informatie kun je gaan schuiven om de beschikbare capaciteit beter te verdelen. Het kan ook zijn dat je structureel formatie tekort komt. Dan kun je bijvoorbeeld besluiten om het werkproces aan te pakken, capaciteit te herverdelen, of op te schalen in capaciteit. Ook geven de scores op de deelvragen veel inzicht. Zo zijn organisaties actiever gaan sturen op pauzes of op energieniveau. Je krijgt als team of als HR meerdere knoppen om aan te draaien. Teams kunnen de NPASS zo vaak inzetten als ze willen: één keer bij een knelpunt tot meerdere keren per jaar.’

Scheelt het ook in de administratieve last?

‘Ja. Maar verpleegkundigen moeten nog steeds scoren. We zijn bezig om dat met AI te verbeteren. Er loopt en onderzoek om op basis van de NPASS-scores en beschikbare ziekenhuisdata door middel van machine learning de NPASS-score te voorspellen. Dan kun je met een minimale administratieve last continu betere capaciteitsbeslissingen nemen.’

Is de NPASS alleen geschikt voor een ziekenhuis-setting?

‘We hebben de NPASS getest in een ziekenhuis-context. Veel deelvragen zijn ook van toepassing in andere zorgsectoren, zoals de ouderenzorg en gehandicaptenzorg. Het fijne is dat er nu een instrument ligt. We hoeven dat alleen nog maar te vertalen. Daar zijn we op dit moment mee bezig.’

Mail voor meer informatie over NPASS naar Carmen van der Mark (carmen.van.der.mark@ximius.eu) of lees het volledige onderzoeksartikel.