Met deze stappen blijft je team compliant, zonder dat het een hoofdpijndossier wordt.

Stap 1. De bouwstenen van een sterke compliance-roadmap  

Een goed compliancebeleid begint bij een duidelijke structuur. Zie het als een roadmap waarmee je HR-afdeling grip houdt op alle verplichtingen. De volgende bouwstenen vormen de basis: 

1. Plan periodieke interne audits in 

Plan periodieke interne audits om te controleren of beleid, processen en documenten nog voldoen aan de actuele HR-wetgeving. Zo ontdek je op tijd waar risico’s liggen en kun je gericht verbeteren. 

Met de dynamische wetgevingskalender in Brightmine HR & Compliance Center is zo’n audit binnen no-time geregeld. Abonnees krijgen realtime updates van alle wetsvoorstellen die relevant zijn voor HR-professionals, inclusief toelichting en bronnen. Per mail ontvang je updates van wetswijzigingen. En wil je weten welke acties je moet ondernemen bij een wijziging? Brightmine deelt de stappen met je in handige checklists, kennisdocumenten, webinars en meer.  

2. Betrek de organisatie bij compliance

Compliance is geen exclusieve taak van HR. Leidinggevenden, managers en medewerkers spelen allemaal een rol. Creëer bewustzijn door regelmatig updates te delen, workshops te organiseren en beleid toegankelijk te maken. 

In Brightmine HR & Compliance Center delen we naast heel veel HR-kennis ook handige checklists, whitepapers en emailtemplates die je kunt gebruiken voor interne communicatie. Handig, want door je stakeholders goed te informeren creëer je meer zichtbaarheid voor HR in de organisatie.  

3. Gebruik één betrouwbare bron in plaats van meerdere losse bronnen

We zien nog te vaak dat HR-professionals vertrouwen op losse documenten of verouderde bestanden. De komst van Google en nu AI heeft het zoeken enerzijds makkelijker gemaakt, maar brengt ook veel onbetrouwbare informatie met zich mee. Een centrale bron met actuele HR-informatie voorkomt fouten en beperkt risico’s.  

Met Brightmine HR & Compliance Center heb je alle HR-kennis en tools op één plek. Zo vind je in Brightmine een cao-vergelijker met 2000+ cao’s, 400+ voorbeelddocumenten en templates, handige rekentools zoals de transitievergoedingtool, praktijkcases, jurisprudentie en nog veel meer. Alle informatie in Brightmine HR & Compliance Center wordt geschreven én geüpdatet door de beste arbeidsrechtspecialisten. Zo bespaar je tijd, zonder in te leveren op kwaliteit.  

4. Blijf leren en ontwikkelen

Blijf investeren in kennisontwikkeling. Regelmatige bijscholing houdt het team scherp en zorgt dat compliance geen ‘project’ wordt, maar een continu proces. Organiseer kennissessies rondom bepaalde thema’s of volg webinars van arbeidsrechtspecialisten.  

Vanuit Brightmine HR & Compliance Center organiseren we iedere maand een gratis webinar met een arbeidsrechtjurist over onder andere wetgeving en strategische vraagstukken. Leuk om iedere maand met je team te kijken. In Brightmine HR & Compliance Center kunnen abonnees alle webinars terugkijken en vinden ze handige masterclasses over allerlei HR-topics. Zo blijf je up-to-date op een leuke manier.  

Stap 2. Organiseer je interne processen  

Compliance werkt pas echt effectief als het goed is ingebed in de interne organisatie. 

1. Spreek duidelijke verantwoordelijkheden onderling af 

Bepaal wie binnen HR verantwoordelijk is voor welke onderdelen van compliance. Denk aan beleid, communicatie, auditing en opvolging. Dit voorkomt dat zaken tussen wal en schip vallen omdat iedereen denkt dat een ander ‘het wel oppakt’.  

2. Zorg voor heldere communicatie 

Maak compliance onderdeel van de dagelijkse HR-communicatie. Deel belangrijke updates via SharePoint, nieuwsbrieven of korte maandelijkse updates. Zorg dat medewerkers weten wat er verandert en waarom. 

3. Leg updates vast voor transparantie 

Leg vast hoe updates worden goedgekeurd en doorgevoerd. Zo zorg je dat wijzigingen in wetgeving ook echt landen in beleid, systemen en arbeidsvoorwaarden.  

Stap 3. Automatiseer waar mogelijk 

Digitalisering speelt een steeds grotere rol in HR, en terecht: automatisering helpt om consistent en foutloos te werken én tijd te besparen. Zo houd je meer tijd over voor de strategische HR-vraagstukken die anders blijven liggen.  

1. Gebruik een speciale AI-tool voor HR

We schreven het net al: de antwoorden uit AI-tools zijn helaas niet altijd even betrouwbaar. Dit betekent dat een menselijke check nog altijd nodig is. En dat betekent ineens een hoop minder tijdbesparing dan je dacht. Natuurlijk kun je tools als ChatGPT prima gebruiken als sparringspartner en voor het genereren van creatieve ideeën, maar voor compliance-vragen brengt het te veel risico met zich mee. 

Met de nieuwe AI Assist van Brightmine heb je binnen enkele seconden een relevant antwoord op ál je HR-vragen. Je hoeft niet meer eindeloos te zoeken of te twijfelen aan de betrouwbaarheid van algemene AI-tools. De data die je invoert in AI Assist blijft veilig binnen je organisatie. Zo werk je met een gerust hart aan strategische HR-taken, terwijl AI je ondersteunt met het operationele uitzoekwerk. Bekijk AI Assist hier.  

2. Stel automatische updates in voor cao-wijzigingen

Veranderingen in cao’s hoeven niet langer handmatig te worden opgezocht of ingevoerd. De cao-vergelijker van Brightmine HR & Compliance Center geeft abonnees realtime toegang tot actuele cao-data van 2000+ cao’s, zodat loonafspraken en beleid altijd kloppen. Maak cao’s favoriet en ontvang updates van wijzigingen in cao’s of salarissen direct in je mail. Check ook de cao-API voor koppeling met je systemen.  

De cao-data van de cao-databank van Brightmine is afkomstig van onze partner FNV. Daarom weet je altijd zeker dat je de actuele versie van een cao raadpleegt. 

3. Stel notificaties in voor veranderingen in HR-wetgeving

Automatische notificaties houden HR op de hoogte van wetswijzigingen en relevante compliancevereisten. Zo kun je snel anticiperen en beleid direct aanpassen.  

Met de dynamische wetgevingskalender in Brightmine HR & Compliance Center krijg je realtime updates van alle wetsvoorstellen die relevant zijn voor HR-professionals, inclusief toelichting en bronnen. Per mail ontvang je updates van wetswijzigingen.  

Conclusie: compliant blijven zonder stress? Het kan!   

Compliance is geen statisch doel, maar een continu proces. Met de juiste structuur, duidelijke interne afspraken en slimme technologie kun je dit proces makkelijker maken.  

Brightmine helpt HR-teams om controle te houden, risico’s te verkleinen en tijd te besparen. Zo kun jij je richten op wat echt belangrijk is: strategisch HR-beleid, tevreden medewerkers en een organisatie die altijd voldoet aan de wet. 

Over Brightmine HR & Compliance Center 

Brightmine HR & Compliance Center (onderdeel van RELX) is al meer dan 20 jaar marktleider in HR-tools. Door slimme technologie zoals AI te combineren met de kennis van juristen en arbeidsrechtexperts, maken we informatie praktisch toepasbaar én betrouwbaar. 

Wil je een keertje ons platform bekijken? Dat kan hier in de online demo omgeving of tijdens een live demo met onze experts. We denken graag mee over een HR-oplossing die bij je past.