Zo start HR praktisch met employee experience (fase 1: visie en luisteren)

Employee experience betreft elke interactie van een werknemer met de organisatie, ook die buiten de HR-processen. Werken aan employee experience is op te delen in drie fases: luisteren, veranderen en verankeren. In dit artikel zoomen we in op de eerste fase. Alles over fase twee en drie vind je, als je al abonnee bent, in Brightmine HR & Compliance Center.

Wat houdt employee experience in?

Steeds meer organisaties bouwen aan de employee experience van hun bedrijf. De vorderingen van organisaties liggen met name op het gebied van:

• digitaliseren van HR-processen voor werknemers;
• agile werken invoeren, zowel in de organisatie als in HR;
• HR-data-analytics, gekoppeld aan business-KPI’s;
• integratie van customer experience en employee experience;
• verbeteren en vernieuwen van (delen) van de employee journey.

Al deze vorderingen worden onder de noemer ‘employee experience’ gebracht, want de employee experience raakt elke interactie met de organisatie, ook die buiten de HR-processen.  

Employee experience Fase 1 uitgelegd: visie en luisteren

Als je de employee experience van een organisatie wilt verbeteren, is ‘dromen’ de eerste stap. Een employee-experiencedroom geeft aan welke ervaring en emotie je als werkgever wilt overbrengen. Het geeft aan waar werknemers gelukkig van gaan worden, zodanig dat het bijdraagt aan de organisatie. Deze ‘droom’ moet inspirerend, gemakkelijk te begrijpen en meetbaar zijn. Bovendien moet het onderscheidend zijn van die van andere werkgevers en passen bij de organisatie. Een employee-experiencedroom dient als leidraad en toets bij te nemen acties.

Doel, visie, waarden en slogan van de organisatie

Wie aan de slag wil met de employee experience moet deze verankeren in de kaders van de organisatie. Dan gaat het om:

• het doel (de bijdrage aan een betere wereld);
• de visie (wat je organisatie wil bereiken op de langere termijn);
• de kernwaarden (je onveranderlijke DNA); en
• de slogan (klantbelofte).

Omdat de employee experience moet bijdragen aan het succes van de organisatie, moet wel duidelijk zijn waar de organisatie voor staat: wat maakt dat de organisatie zichzelf succesvol vindt?

Wat voor werkgever wil je zijn en wie maak je gelukkig?

Als de kaders helder zijn is de volgende vraag: wat voor werkgever wil je zijn om samen te kunnen bouwen? Wie wil en kun je gelukkig maken in een organisatie? Hoe wil je dat mensen zich voelen in contact met een organisatie? Welke emoties en ervaringen wil je overbrengen? 

Vragen die je daarbij kunt stellen zijn bijvoorbeeld: 

• Hoe wil je dat collega’s op een verjaardag over de organisatie spreken? 
• Om welke reden(en) wil je dat werknemers bij de organisatie blijven en de beste versie van zichzelf kunnen zijn? 
• Hoe wil je bekendstaan op de arbeidsmarkt en voor wie wil je een aantrekkelijke werkgever zijn? En voor wie juist niet?
• Waarin wil de organisatie uniek zijn voor werknemers en onderscheidend ten opzichte van de concurrentie?
• Met welke employee experience brengt de organisatie alignment met de kaders van de organisatie en versterk je het doel, de visie, kernwaarden en klantbelofte? 

Gebruik de antwoorden op deze vragen als leidraad en ga hiermee aan de slag. Keer er geregeld naar terug om te toetsen of je het juiste doel nog voor ogen hebt. Is de uitwerking in lijn met de employee-experiencedroom van de organisatie? Conflicteert het nergens mee? De ‘droom’ zelf is natuurlijk niet in beton gegoten. Onderweg doe je nieuwe inzichten op om deze droom aan te scherpen of hem totaal te veranderen. Zeker als duidelijk is dat de oude manier van denken de organisatie niet verder gaat brengen.

Ga luisteren en verzamel inzichten

Employee experience groeit door naar werknemers te luisteren, hen te leren kennen en je in hen te verplaatsen. Er zijn diverse inzichten die helpen om de empathie voor werknemers te vergroten:

• Namelijk hoe denkt, voelt, gedraagt de eindgebruiker zich?
• Wat houdt hem bezig, ook buiten het werk?
• Wat zijn de drijfveren en ambities?
• Hoe voelt diegene zich gewaardeerd door de werkgever?

Dit kan onder andere door een survey uit te sturen en door met werknemers in gesprek te gaan. Het advies is om beide te doen. In gesprek gaan kun je een-op-een doen of door middel van panelbijeenkomsten. Deze observatie brengt de werkelijke problemen boven water en brengt de huidige employee experience in kaart.

Dit kan ook op organisatieniveau: wat vinden werknemers van de cultuur, de employee journey, de communicatie, de systemen waarmee ze werken en de inrichting van de werkplek? Waar worden ze gelukkig van op het werk en waarvan juist helemaal niet? Van welke regels hebben ze last?

Breng de huidige werknemersreis in kaart op basis van in-, door- en uitstroom. Wat zijn chronologisch de stappen die een werknemer doorloopt? Van solliciteren, indiensttreding, ontwikkelen, vitaliteit, presteren en belonen, interne mobiliteit en communicatie tot de werkplek, life events en evenementen, reorganisaties en expat zijn. Over al deze stappen kun je inzichten verzamelen.

Verzamel informatie uit werknemersonderzoeken en let daarbij vooral op het commentaar. Verzamel cijfermatige inzichten en maak cross-analyses. Ga ook in gesprek met afdelingen of groepen die goed uit onderzoeken en analyses komen: wat kun je daarvan leren? Als er geen werknemersonderzoek gehouden is, kun je besluiten om als aanvulling op de gesprekken die je voert met werknemers alsnog een korte vragenlijst uit te zetten.

Prioriteer de inzichten die je hebt opgedaan

Het verzamelen van informatie levert HR veel inzichten op. Je kunt het beste prioriteren door kleine maar impactvolle stapjes te zetten. Dit werkt beter dan je te richten op een hele hoop veranderingen, waardoor het werk nooit afkomt. Maak keuzes en maak die samen met de stakeholders die zijn verzameld in een multidisciplinair employee-experienceteam. Samen met de stakeholders kun je het volgende vaststellen.

• Welke onderwerpen hebben de grootste urgentie en moeten snel opgepakt worden?
• Welke onderwerpen hebben de meeste impact op de employee experience?
• Welke onderwerpen dragen het meeste bij aan de strategische doelstellingen van de organisatie?
• Wat zijn makkelijk te realiseren onderwerpen en welke zijn lastig(er), bijvoorbeeld omdat er een duur systeem voor moet worden aangekocht?
• Wat levert op korte termijn het meeste op en wat op langere termijn?

Maak op basis van de prioriteiten een routeplan voor de komende periode. Deze prioriteiten kunnen dus betrekking hebben op alle factoren van de employee experience: cultuur, werkplekinrichting, leiderschap en werkwijzes, de employee journey en de technologie en tools waarmee wordt gewerkt.

Verbeter je employee experience met Brightmine HR & Compliance Center

In Brightmine HR & Compliance Center vind je alles wat je nodig hebt om te werken aan een goede emoloyee experience. Denk aan alle informatie over fase twee en drie, maar ook een kennisdocument over hoe je draagvlak crëeert in alle lagen van de organisatie. Je vindt er antwoorden op praktijkvragen, inspirerende webinars zoals het webinar Zo zet je Employee Experience in om personeelsverloop te verminderen en talent te behouden, interviews met andere organisaties over employee experience en nog veel meer. Allemaal gebaseerd op de nieuwste inzichten en geschreven door employee experience experts.

Al onze HR-kennis is juridisch gecheckt en up-to-date

Alle informatie in Brightmine HR & Compliance Center wordt gemaakt en gecontroleerd door de beste arbeidsrechtexperts en experts op het gebied van employee experience. Zo weet je zeker dat de informatie die je krijgt klopt en up-to-date is. En met AI Assist, onze virtuele HR-assistent, vind je binnen no-time antwoord op al je vragen.

Lees hier meer over Brightmine HR & Compliance Center